Gestión de cobros en AX 2012 (Gestión de impagados)

Ya llevamos 8 días de formación y cada día estamos viendo muchas cosas, en muy poco tiempo. Veréis que en los posts voy a ir saltando de un área a otra, ya que hay mucho que contar  y creo que así será más ameno  

Hoy hablaremos del módulo de “Collections Management”, Gestión de cobros. En AX 2012 nos encontramos con una Gestión de cobros, evolucionada que nos permitirá llevar un control más exhaustivo de los impagados y  generar las notificaciones al cliente.

El módulo de “Gestión de cobros”, nos permite:

·         Imprimir los extractos de cuentas de clientes.

·         Cartas de cobro.

o   Configurar y crear cartas de cobro.

o   Procesar las cartas de cobro.

o   Enviar cartas de cobro.

·         Intereses.

o   Configurar código de interés.

o   Cálculo del interés.

·         Lista de cobros.

·         Condonar, restablecer o invertir interés y cuotas.

·         Crear transacciones de cancelación.

·         Procesar pagos NSF.

El sistema nos permite generar los extractos de cuenta, que son documentos con información del saldo del cliente. Donde se muestra el saldo pendiente y las transacciones del cliente durante un periodo determinado.

La nueva funcionalidad de cartas de cobro, permite tomar acciones para los impagados. Generar cartas de cobro, que serán enviadas al cliente.

Permitiendo crear varios tipos de carta de cobro,  que serán utilizadas dentro de la secuencia que hayamos configurado.

Las cartas de cobro, funcionan de manera secuencial, según se haya configurado , por ejemplo:

1.      Carta de cobro 1: Primer aviso.

2.      Carta de cobro 2: Segundo aviso.

3.      Carta de cobro 3: Último aviso.

La carta 2 se enviará después de la carta 1 y la carta 3 después de la carta 2.

Además se permite tener configuradas más de una secuencia y será en el perfil del registro del cliente donde parametrizaremos que secuencia utilizar, para cada caso. Se podrá seleccionar una configuración distinta por cliente o grupos de cliente, en el perfil de contabilización.

El procesamiento de las cartas de cobro permitirá imprimirlas y enviarlas por e-mail.

También encontramos una nueva funcionalidad de notas de interés, que permite generar y cobrar intereses, configurando cuando y como se calcula el interés. Para facturas pendientes de cobro o para facturas cobradas pero ya pasada la fecha de vencimiento. El sistema nos permite crear y registrar notas de interés, controlando su cobro.

Este módulo, nos permite llevar la gestión de cobros sobre las transacciones vencidas. Así como la asignación de agentes de cobro, ya sean empleados o contratistas.

Desde el formulario de cobros, se podrá hacer el seguimiento, crear casos, marcar transacciones como conflicto o seguimiento, enviar e-mails, procesar documentos NSF (No hay fondos suficientes). También consultar las transacciones y saldos de cliente.

Para finalizar, quiero comentar algo que vimos en la formación y que considero una buena utilidad, poder exportar a Excel el formulario de gestión de cobros y desde el mismo Excel poder actualizarlo cuando se desee.

Esto da la posibilidad, de modificar el Excel para aprovechar su potencia y mejorar las consultas,  ya sabemos que a todos los managers les encanta poder trabajar con Excel :-), esta funcionalidad es general para toda la aplicación.

A mí entender este módulo, aunque es mejorable, nos proporciona una gestión de impagados básica, que a dia de hoy, es una de las necesidades y preocupaciones principales en las empresas de todos los sectores, incrementada por los tiempos de crisis que corren.